なんて書くと、すごくデキる人のように思われがちですが、そんなことありません。
ちょっと書きたくなっただけです。
まあ、楽に仕事をしたい方、なるべく手抜きをしたい方にはお勧めかもしれませんけど。
書類整理方法
初めて社会人になってから、私はずっと「超整理法」方式を使っています。
知っている方も多いと思いますが、簡単に説明します。
まず必要なモノは使用済みの封筒とか、クリアファイル。
職場にデスクがある方は一番下の、大きい引き出し。
なければそれと同じぐらいのダンボール箱。
書類をできるだけ細かく分けます。
メモや資料の類も同様に細かく分けます。
とりあえず封筒やクリアファイルに入るモノは全部そうします。
それ以外に名刺ファイルやカタログなどはそのままでも良いかもしれません。
で、使った順から手前に入れていくだけです。
強いて言えば、滅多に使わないけどかなり重要な書類とか、月に一度しか使わないが必ず見るもの、不定期だけど重要なものなどには赤とか青とか印を書類を立てたときに上になる部分に付けます。
で、使ったら必ず一番手前に入れます。
そうすると使用頻度の高い書類は必ず手前にあり、余り使わない書類は奥になります。
一見不便そうですが、よく使う書類であれば大抵すぐに見つかりますし、しばらく使わなかった書類も目検討の位置で出てくることが大半です。
書類が増えてきたら定期的に整理するだけですが、それも簡単、一番奥にある書類はほとんど使っていないからです。
仕事の種類や役職にも依ると思いますが、私はほとんどこれで済ませてきました。何と言っても書類が見つからないときに探す場所が1カ所しかないので、心理的に楽です。
パソコン内の書類はそんなわけにもいきませんが、それでもおおざっぱにしか分けていません。
仕事の優先順位は
重要度ABC
と
優先度ABC
で分ける。
重要度は社外に迷惑がかかるA、他部署に迷惑がかかるB、部署内で迷惑がかかるC。
優先度はすぐA、3日以内B、それ以外C。
の組み合わせで優先順位を決める。
とはいえ、何でも先に先にやっておけば、重要度や優先度の高いタスクもほとんど発生しません。
パソコンの常時起動ソフトは
マイクロソフト アウトルック
メールとタスクとスケジュールが一緒に見られ、連動するので。
しかもバックアップも自動でしてくれる。
海外部なので、メールが消滅したら一巻の終わり。
前の仕事でもよく使っていましたが、机の前で仕事をすることが多い場合はなかなか便利だと思います。
もう一つはこれ
eMemoPadという、ツリー型テキストエディター。
要するにテキストをツリー式に保存するやつ。
テキストしか入力できませんが・・・
会社のありとあらゆる、テキスト化できるデータをブチ込みます。
テキストなんで、どんなに膨大なデータでもせいぜい10Mぐらいです。
どうするかというと、必要なときに必要な情報を検索するわけです。
部品番号や部品の名前（一部でも）、人や場所、会社、語彙の一部であっても即出てきます。
ちなみに私なんか英語の例文集から貿易用語の全てまで入れても11MBです。
何千点もある部品のデータ、ひとつひとつも入っています（しかもわざと重複させて）。
このツールは10年前にITカスタマーコールセンターに勤めたときに使いました。
自宅でも使っています。
過去のブログや散文作品、故事名言、必要な情報等々、何でも入れておけばすぐに出てきますので、便利です。
ワードでもエクセルでもメールでも、オールコピー、オールペーストだけでOK。
必要に応じて多少階層分けもしますが、しなくても問題ありません。
これに慣れると、パソコンの中のデータが集約されます。
是非使ってみて下さい。
後は職種にもよりますが、ある程度エクセルの関数などが使えるといいかもしれません。
私は基本的に自宅で仕事はしません。
年に何度か、どうしても自宅で書類作成をしますが、そんなときに便利なのがネット上のドライブ。色々ありますが、私が現在使っているのはYAHOOボックス。プレミアム会員なので50GB。想像も付かない容量です。クラウドとか言われてますが、これからどんどん利用されると思います。
スケジューリングですが、輸出なので非常に重要ではありますが、家で仕事はしないので基本会社のアウトルックのスケジュールで十分に間に合っています。システム手帳のスケジュールにはプライベートな予定だけを入れています。
自宅から会社はとても近いので、忘れ物があっても昼休みに取りに行けますし（クラウド環境になってからはそれもほとんどなし）、スケジュールはいつもできるだけ前倒しにしているため慌てることも少ないので、精神的にはかなり楽です。
と、まあ、私がどれだけ楽に仕事をしようと努力しているか、お分かり頂けたかと思います（笑）。
SD111125 碧洲齋
